1．電子帳簿保存法のよくある誤解

　電子帳簿保存法の改正法の施行がいよいよ来年2022年1月1日から始まります。IT企業などではこれに対応したソフトの導入等で盛り上げようとしている気がしますが、大企業はともかく中小企業などでは盛り上がりに欠けている感は強いです。よくある誤解は電子帳簿保存法はIT化が進んだ大企業だけの問題で中小企業や個人事業主などは関係ないのではということです。

 確かに従来通りのプロセスで全然問題ない部分も多いのですが、実は「義務規定」が新しく加わりここは中小企業や個人事業主でも一応従わねばなりません。電子帳簿保存法については主として以下の3つが柱です

・国税関係帳簿書類（*）のデータ保存
・国税関係書類のスキャナ保存制度
・電子取引にかかるデータ保存義務規定

　最初の2つは適用するかはその企業の自由ですがが3つ目は「義務規定」です。要するに従わないと何らかの問題が生じます。どういった義務かというと以下のいずれかの条件を満たさないといけません

・受領した国税関係書類（請求書等）はタイムスタンプを押された書類、または自分で受領後タイムスタンプを押す
・記録の訂正、削除を行った場合にわかる形のシステムの導入
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

要するに3つの条件をいずれか満たして税務調査の際には速やかに調査官の求めに応じてインボイスを抽出できる体制を構築することが求められます。そして、電子取引というと電子データを企業間でやり取りするEDIや電子データで受発注をするEDSなど大企業が取り入れているようなものを想像します。しかし実はネットで購入とか、e-mailにPDFを添付して請求業務を行うなども含まれます。したがって、むしろ中小企業や個人事業主の方が対応気を付けなければならないのではと思うのです。

２．電子取引を適正に運用しないリスク

　請求書等の受取側、電子データでもらった請求書、e-mail添付の請求書やネット購入でのWeb請求書も含まれます。改正された電子帳簿保存法では打ち出して書面で保存しても国税関係書類をきちんと保存したことにはなりません。電子データのままで電子帳簿保存法で定める上記の方法で保存しなければならないのです。（注：12月10日発表の令和4年度税制改正大綱で2年間この保存義務は延期となりました）

　まだ、この改正法に基づく実務は始まってませんが、その運用に関する通達やQ&Aといったものが国税庁より公表されています。こういったものによれば、消費税の仕入れ税額控除は当面電子データを書面で打ち出した請求書でも当面問題がない旨は公表されました。おそらくインボイス制度導入に伴う混乱を助長しないようにということではないかと想像します。

　ただし、国税関係書類をきちんと法令通り保存していないということで青色申告の承認取り消しのリスクがあります。あくまでも想像ですが、税務調査の際、なかなか要求された国税関係書類などが出てこないなどがあった際、伝家の宝刀としてこの電子保存で、青色申告の取り消しを持ちだすことがあるのではと心配しています。

　つまらないリスクは負いたくないので、きちんと体制を整えるべきだと思われます

３，電子取引見落としがちなこと

　そのほかに、いろいろとこの電子帳簿保存法で見逃しそうなポイントはいくつかあります。それを見ていきましょう

　旧電子帳簿保存法ですべて書類はスキャナ保存（スキャナ―や写メで保存していた）していた会社、こういった電子書類をこれまで通り打ち出してスキャナ保存してもよいのでしょうか。これは改正法ではダメになります。電子書類を打ち出した段階で国税関連書類ではないのでそれをスキャンしてもダメだというのが理屈のようです。したがって紙で送ってきた請求書はスキャン、電子データはそのまま保存という2つのプロセスが必要になります。

　中小企業や個人事業主で間違えやすいのはなのは、送付側の処理でしょう。　メール添付のPDFで請求書を送ったケースなどは送った側はこのPDF自体を電子保存です。当然電子帳簿保存法に従ったやり方です。打ち出して紙で保存は不可になります。例えば、ワードで請求書を作成、打ち出して社印を押してそれをPDF化して顧客に送付した場合があったとします。何となく社印を押した原本は紙の方だから紙保管と思いそうですが、法令上の保存はどちらかというと顧客に送ったPDFの方で紙ではありません。当然このPDFも電子帳簿保存法では上記の電子取引にかかるデータ保存義務に従った方法で保存しなければならないわけです

　まだ、実務が定着していないので税務当局もどれだけこれに対し厳しく対応するかよくわからないのですが、備えあれば憂いなしで準備はしておいた方がよいと思われます