１．新電子帳簿保存法が明らかになりました

　新しく改正された電子帳簿保存法が来年（令和4年1月1日）から施行されることになりました。気の早いお客様からは、「こんどから領収書とかを写メに取っておいてどっかに保管しておけばレシート捨てちゃっても問題ないですよね」など問い合わせがあり焦りました。今のところは電子保存のための厳しい保管要件があり、かなり厳しい保管要件が緩和される新法の施行は来年です。

　この新電子帳簿保存法で国税関係の帳簿（現預金出納帳、売掛帳などの帳簿類）や国税関係書類（請求書、領収書など）を電子データで保存することが実質的に可能になりました。今までも法律上は可能だったのですが、とにかくそのための要件が、上場企業レベルの管理体制を持っていなければ不可能で中小企業にはほぼ絶対に無理な内容でした。今回の改正された新電子帳簿保存法でかなり実施のハードルが下がったといえます。どのようになったのでしょうか？

　まず、国税関係の帳簿については一般的な会計ソフトを使っていれば電子データで保存しているうえ、おおむね要件は満たすのでそれを印刷して持っておく必要がなくなったといえるでしょう。あまり大きな声では言えませんが税務調査が入る際にいろいろと印刷して出力しだす会社も少なからずあったのであまりここはインパクトはないでしょう。大きく違いが出てくるのは請求書や領収書などの国税関係書類の保存でしょう。それを見ていきます。

２．請求書やレシートの保存はこう変わる

　電子データでもらったものは電子データのままで保存し、書面でもらったものはスキャンして保存が可能、紙は廃棄してしまってかまわないことになりました。以前は所轄税務署長の承認が事前に必要、スキャンした本人以外の第3者がチェックする体制が必要などかなり面倒なプロセスが必要でとてもお勧めできるものではありませんでした。

　したがって多分、電子データでもらっても印刷して、丁寧な人はその他の紙の請求書などと一緒に紙に貼って、少し手抜きとしては袋ファイいるに月ごとに領収書を分類して入れるなどして保管していたと思われますが、それが不要になります。ただし、条件があり決められた期間内にタイムスタンプを押すか、記録訂正・削除をを行った場合これらの事実内容を確認できるシステム（または訂正・削除ができないシステム）を導入するかが必要です。他にも満たすための要件はありますが中小企業にはかなり難しいのでここでは省略します。では具体的にどうすれば電子データで保存が可能なのでしょうか？

３．電子データで保存するためには

　タイムスタンプの場合、該当請求書等を受領してから入力期間内に（おおむね最長2か月と7営業日）押す必要はあります。決算時にまとめて押すとかは不可ですが、ちゃんと月次決算をやっていれば問題ない程度の期間になりました。

　中にはついうっかりもらったレシートでこの期間を過ぎてしまったということがあるかもしれないですが、この場合に限ってはきちんと同じ手続きをするとともに併用して紙の書類も保存しておけば容認されます。電子保存に代わって紙の書類を保存するのではなく、紙と電子保存が混じっても良いと思っている方がたまにいらっしゃいますが電子保存と紙の保存の併用は認められないので注意が必要です。どちらかに統一しなくてはなりません。いったん電子保存を開始したらすべて電子保存でないとNGです。

　タイムスタンプと修正・削除確認できる（またはできない）システムどちらが良いか？ということですが今のところ修正・削除できないシステムの方が高額なケースが多いようです。タイムスタンプはスキャン枚数月1000枚レベルであれば月額料金は1万円以内なので中小企業であれば現状使用している会計システムが要件を満たしていない限り、タイムスタンプの方が安価でしょう。

　ただし、今後会計システムもだんだんと進化し、記録訂正・削除に対する要請を満たす仕組みはアップグレードの際の標準になってくるような気がします。まだまだ通達などが出ておらず運用がクリアではないので確証はまだないですが、電子保存に向けてハードルが下がるといえ来年度からの採用は考慮したほうがいいかもしれません。